업무량이 많아질수록 무엇부터 해야 할지 고민하는 경우가 많습니다. 효율적인 업무 우선순위 설정은 생산성을 높이고 스트레스를 줄이는 핵심 전략입니다.
이 글에서는 아이젠하워 매트릭스, 80/20 법칙, ABCDE 기법 등 검증된 우선순위 설정 방법을 소개하고, 실전에서 바로 적용할 수 있는 팁을 제공합니다.
1. 긴급한 일 vs. 중요한 일: 아이젠하워 매트릭스 활용
직장에서는 모든 일이 다 중요해 보일 수 있지만, 실제로 우선순위는 다릅니다.
아이젠하워 매트릭스(Eisenhower Matrix)는 업무를 '긴급성'과 '중요도'에 따라 4가지로 구분하는 방법입니다.
아이젠하워 매트릭스 구조
업무를 다음 네 가지로 나누어 우선순위를 정합니다.
| 긴급하고 중요한 일 | 마감이 촉박하며 반드시 해야 하는 일 | 즉시 실행 |
| 중요하지만 긴급하지 않은 일 | 장기적 목표 달성을 위한 일 | 일정 계획 후 수행 |
| 긴급하지만 중요하지 않은 일 | 다른 사람이 대신할 수 있는 일 | 위임 또는 자동화 |
| 긴급하지도 중요하지도 않은 일 | 불필요한 일, 방해 요소 | 제거 또는 최소화 |
실전 적용 예시
- 긴급하고 중요한 일: 오늘 마감인 프로젝트 보고서 작성
- 중요하지만 긴급하지 않은 일: 자기 개발을 위한 강의 수강
- 긴급하지만 중요하지 않은 일: 반복적인 이메일 응답 (자동화 가능)
- 긴급하지도 중요하지도 않은 일: SNS 확인, 불필요한 회의 참석
Tip: 업무를 할 때 "이 일이 정말 중요한가?"를 먼저 질문하세요.
2. 20%의 업무가 80%의 성과를 만든다: 80/20 법칙 적용
80/20 법칙(파레토 법칙)이란?
이탈리아 경제학자 빌프레도 파레토가 발견한 법칙으로, 전체 결과의 80%는 20%의 원인에서 나온다는 개념입니다.
직장에서도 중요한 20%의 업무에 집중하면 80%의 성과를 얻을 수 있습니다.
실전 적용 방법
- 가장 큰 영향을 주는 업무 20%를 식별
- 성과에 직접적으로 기여하는 핵심 업무 찾기
- 우선순위 높은 업무부터 수행
- 영향력이 낮은 업무는 위임하거나 줄이기
- 비효율적인 업무 최소화
- 시간이 많이 걸리지만 성과가 낮은 업무 정리
예시
- 고객 문의 80%가 20%의 동일한 질문에서 발생 → 자주 묻는 질문(FAQ) 자동화
- 매출의 80%가 상위 20% 고객에서 발생 → VIP 고객 관리 강화
Tip: 매일 아침, "오늘 가장 중요한 20%의 업무는 무엇인가?"를 생각하세요.
3. 업무를 A, B, C, D, E로 분류하는 ABCDE 기법
ABCDE 기법이란?
미국의 자기계발 전문가 브라이언 트레이시(Brian Tracy)가 제안한 업무 우선순위 설정 기법입니다.
업무를 A~E 등급으로 나누어 우선순위를 정하면 더 중요한 일에 집중할 수 있습니다.
ABCDE 업무 분류
| A (가장 중요) | 반드시 해야 하며, 하지 않으면 심각한 결과 발생 | 최우선 수행 |
| B (중요하지만 A보다 낮음) | 해야 하지만, A급 업무보다는 덜 중요 | A 이후 수행 |
| C (필요하지만 영향 적음) | 해도 되고 안 해도 무방한 업무 | 시간 여유 있을 때 수행 |
| D (위임 가능) | 다른 사람이 대신할 수 있는 업무 | 위임 |
| E (불필요한 업무) | 하지 않아도 되는 업무 | 제거 |
실전 적용 예시
- A: 프로젝트 기획안 제출 (마감 기한 있음)
- B: 팀원 피드백 회의 준비 (마감 기한 없음)
- C: 동료와 점심 약속 (업무 영향 적음)
- D: 간단한 데이터 정리 (팀원에게 위임 가능)
- E: 불필요한 이메일 정독 (삭제 가능)
Tip: 매일 아침 업무 목록을 작성하고 ABCDE 등급을 매겨 보세요.
결론: 업무 우선순위를 명확하게 정하면 성과가 달라진다
업무 우선순위를 설정하지 않으면 바쁜데 성과는 없는 '소모적 업무 루프'에 빠질 위험이 있습니다.
이를 방지하려면
- 아이젠하워 매트릭스로 긴급성과 중요도를 구분
- 80/20 법칙을 활용해 핵심 업무에 집중
- ABCDE 기법으로 실행 우선순위 결정
이제부터라도 하루 업무를 정리할 때 우선순위 설정을 실천해 보세요!
작은 변화가 큰 생산성 향상으로 이어질 것입니다.